I løpet av oktober går barnehage, ressurssenteret for styrket barnehagetilbud, skole og PPT over til å bruke et digitalt arkivsystem.

Hva betyr det? Det betyr at all ny dokumentasjon om barn i barnehagen og elever i skolen blir produsert og lagret elektronisk i et nytt system som heter Public oppvekst. Informasjonen lagres i digitale barnemapper og elevmapper. Kommunikasjonen med foreldre vil gå via digital post.

Hvorfor går kommunen over til digitalt arkiv? Fordi det er sikrere og mer effektivt. Et felles digitalt system for registrering, produksjon og oppbevaring av dokumentasjon om barnehagebarn/elever vil føre til bedre samhandling internt i kommunen. Det er mer effektivt også fordi det blir lettere for ansatte å finne informasjon og dokumentasjon, samt at det sikrer like rutiner.

Hvor sikkert er det nye systemet? Sikkerhet og personvern er ivaretatt fordi Public oppvekst er lagt på sikker sone i Stavanger kommune. Det er derfor sikrere enn å oppbevare dokumenter i fysiske arkivskap. Det er dobbel pålogging for at systemet skal være så sikkert som mulig. Hva er det som blir arkivert? Alt som er arkivverdig og som må dokumenteres. For eksempel vedtak om barnehageplass, søknader og svar på permisjoner i skole, referat fra samarbeidsmøter mellom foreldre og skole, vedtak om spesialpedagogisk hjelp /spesialundervisning og resultater fra kartlegginger. Det er kun informasjon om barnet/eleven som lagres i mappene.

Hvem har tilgang? I barnehage har styrer og pedagogisk leder tilgang til mappen. I skole har elevens kontaktlærer og faglærer tilgang. Rektor og skolekonsulent har også tilgang til alle elevmapper på skolen. Mappen følger barnet så lenge han eller hun går i barnehagen. Når barnet begynner i skolen opprettes en ny mappe. Så lenge barnet er under 18 år har foreldrene rett til innsyn i mappen.

Hva skal jeg som forelder gjøre i forbindelse med at kommunen går over til Public oppvekst? Hvis du ikke har en digital postkasse er det lurt å opprette en nå. Kommunikasjon vedrørende arkivposter fra barnehagen eller skolen vil gå via digital postkasse. Ukeplaner og månedsplaner leveres som før men all kommunikasjon om enkeltbarnet vil gå digitalt. Foreldre som ikke har opprettet digital postkasse (f.eks. digipost, e-boks) vil få informasjonen i vanlig brev etter 48 timer. Ingen informasjon med personopplysninger vil blir sendt via epost.